A gestão de projetos sociais implica em utilizar metodologias de gestão na área social. Isso porque o setor social é um ambiente complexo e que precisa de gerenciamento de projetos para funcionar da melhor forma possível.
Um projeto social nada mais é que um projeto. E um projeto nasce de uma ideia. E, como toda ideia, deve-se pensar em como realizá-la. Por isso, há duas etapas fundamentais para a gestão de projetos sociais:
Este ciclo representa as etapas de um projeto, que são divididas em:
Em resumo, podemos dizer que um projeto é algo com início, meio e fim.
A gestão de projetos sociais é importante para garantir que o projeto tenha sucesso. Isso significa que, sem uma gestão eficiente, fica difícil se chegar a um bom resultado.
Por isso, o maior objetivo de uma boa gestão de projetos sociais é responder às necessidades reais de um grupo ou de um meio. Exemplos: crianças de instituições sociais, jovens em situação de vulnerabilidade social, idosos em casas de repouso, causas relacionadas ao meio ambiente etc.
A gestão de projetos sociais pode ser aplicada a qualquer projeto que tenha como objetivo a transformação social. Ou seja, projetos que não objetivam o lucro, mas a melhoria de condições de vida e a garantia de direitos humanos.
Para uma boa gestão de projetos sociais, é necessário organização e controle. Por isso, como forma de atingir os objetivos traçados, há um passo a passo importante a ser respeitado:
O primeiro passo para iniciar uma gestão de projetos sociais é detalhar a ideia. O escopo do projeto dá insumos para a sustentação das demais etapas. Nele, devem ser definidos alguns pontos, como:
Quanto maior o detalhamento do escopo do projeto social, melhor será a gestão. Além disso, essas informações permitem esclarecer com mais facilidade o que é o projeto, além de evitar conflitos com outros projetos da mesma natureza.
Aqui, devem ser levantados todos os fatores que pedem mais atenção. Por exemplo, se o projeto social diz respeito à manutenção de organizações sociais, com melhorias na infraestrutura, precisa-se pensar em toda a logística que acompanha trabalhos como este.
A avaliação de riscos, geralmente, vem acompanhada de visitas técnicas ao(s) local(is) onde serão realizadas as ações do projeto social. Dessa maneira, é preciso ter um olhar analítico minucioso para levantar todas as possibilidades de intercorrências.
Exemplo: se o projeto social é sobre dar aulas para determinado público, é preciso verificar se o espaço das aulas está adequado, bem equipado, se será necessário algum ajuste ou manutenção.
Avalie todos os riscos utilizando o Canvas do Voluntariado.
Depois de avaliados os riscos, é necessário, então, tomar todas as medidas de prevenção para que o projeto ocorra da melhor forma possível.
Nesta etapa, é fundamental conversar com todas as partes envolvidas e alinhar tudo o que foi levantado durante a avaliação de riscos. Dessa maneira, todos os envolvidos no projeto social devem saber como solucionar os possíveis problemas que podem aparecer no decorrer do projeto.
Outro passo importante para a gestão de projetos sociais é a delimitação de papeis e responsabilidades.
Esta etapa é essencial para a delegação de tarefas e para a oferta de autonomia com segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as etapas não sejam concluídas adequadamente.
É durante o planejamento, também, que todas as contratações devem ser realizadas. Isso envolve:
Depois do planejamento, a próxima etapa é a execução. Para que tudo dê certo, é importante manter a comunicação antes, durante e depois do andamento do projeto.
Na prática, cada agente envolvido na gestão do projeto social realiza a sua parte e comunica aos demais. Isso pode ser feito por meio de reuniões de acompanhamento semanais, presenciais ou não. Este é o momento de integração entre todos da equipe.
A hora de fazer o projeto sair do papel é o momento que se deve pensar em conciliar qualidade e custos, fazendo um projeto de excelência dentro do orçamento disponível.
Para manter o controle financeiro do projeto social, é importante fazer a gestão de aquisições, que nada mais é que administrar o orçamento, cuidando para que não se gaste muito em itens não tão necessários.
A gestão de aquisições, portanto, deve estar muito bem alinhada em todas as etapas de planejamento e execução durante a gestão de projetos sociais.
O processo de avaliação de projetos sociais não deve acontecer apenas no final do projeto. É importante que o processo de avaliação esteja presente em todas as etapas durante a gestão de projetos sociais.
A avaliação começa logo que uma proposta de projeto é esboçada. Assim, na concepção do projeto, é necessário se ter um olhar clínico e avaliativo sobre as ideias construídas.
No momento do planejamento e da execução, a avaliação entra como possibilidade de um controle efetivo das ações em sua relação com os objetivos, os prazos e os resultados. Isso permitirá aprontar ações corretivas necessárias.
Por isso, existe uma interdependência entre planejamento, execução e avaliação.
A avaliação de um projeto social pode ser feita periodicamente. Por exemplo, pode-se distribuir uma pesquisa ao longo de períodos predeterminados: semestral ou anual, levando-se em conta as condições dos diferentes segmentos do projeto.
Para resultados de ações mais pontuais, o uso de questionários online ou impressos também é uma boa ferramenta de baixo custo e bastante eficiente em um processo avaliativo.
A MGN usa toda sua expertise também em seus próprios projetos. Um deles foi o Circuito Recicla ZN, realizado em parceria com a Cidade Center Norte durante a Virada Sustentável de 2019.
Tudo partiu da ideia de realizar um plogging em São Paulo, conceito criado pelo ambientalista sueco Erik Ahlström, que mistura atividade física com conscientização ambiental e voluntariado. A Virada Sustentável 2019 seria o cenário perfeito para isso!
Então, da ideia, nasceu o projeto e, com ele, o processo de gestão de projetos sociais.
No caso do Circuito Recicla ZN, já havia a premissa de ser um plogging e que isso envolveria a prática de uma atividade física e a conscientização sobre resíduos.
Mas qual seria a atividade física: corrida ou caminhada? Que resíduos seriam coletados? Qual seria o percurso do Circuito?
Definir todos esses detalhes é entender exatamente o que seria o projeto.
O escopo do projeto, então, ficou assim: uma caminhada na qual os voluntários percorreriam os arredores da Cidade Center Norte, coletando apenas resíduos recicláveis.
Assim como em todo projeto, o Circuito Recicla ZN apresentava vários riscos que poderiam atrapalhar sua execução, ainda mais por ser realizado em um espaço aberto e público.
Por isso, foi feito um mapeamento de todos os fatores que exigiam mais atenção para que tudo acontecesse sem intercorrências. Este momento foi crucial para o sucesso da ação.
Alguns riscos que foram identificados durante o planejamento do Circuito Recicla ZN:
O plano de mitigação desses riscos foi feito entrando em contato com as partes interessadas no projeto, ou seja, com todos a quem esse projeto impactaria.
Num evento realizado em espaço público, é fundamental relacionar-se com a prefeitura da cidade.
Sendo assim, a Guarda Civil e a CET (Companhia de Engenharia de Tráfego) foram informadas e autorizaram o percurso do Circuito. Além disso, para garantir a segurança dos participantes, foram determinados todos os pontos de travessia.
Os equipamentos que fazem atendimento à população de rua, por sua vez, fizeram a ponte na comunicação com essas pessoas, informando-as sobre a circulação de voluntários e o que seria feito no dia. A Associação de Moradores local também entrou em cena para avisar à comunidade sobre o evento.
Um ponto que é muito importante na gestão de projetos sociais é o cuidado com o tempo, e isso é feito por meio de um bom cronograma.
Num evento como o Circuito Recicla ZN, foram projetados alguns cronogramas que se conversavam de forma integrada:
O próprio dia escolhido para a realização do evento foi um cuidado: por ser num domingo (25 de agosto de 2019), haveria menos fluxo de veículos e, dentro do calendário da Virada Sustentável, traria mais visibilidade e engajamento.
Além disso, um dos parâmetros usados para determinar a qualidade de um evento como o Circuito Recicla são as expectativas dos participantes. Nesse caso, elas envolviam participar de algo muito parecido com as corridas tradicionais. Então, era importante dar o mesmo clima ao plogging, montando uma estrutura semelhante a desses eventos.
Por esse motivo, dar essa cara de corrida de rua foi outro cuidado importante para o evento.
Outra ação importante foi a produção de números para os participantes (fazendo alusão ao tempo de decomposição de resíduos) e medalhas sustentáveis feitas por jovens alunos da Organização Social BOMPAR, resultando em um trabalho integrado.
De igual importância para um trabalho de qualidade é o atendimento dado aos participantes no dia. Isso porque era importante que eles se sentissem acolhidos e realizando algo que realmente contribuísse para o meio ambiente.
E, claro, todo esse processo de gestão de projetos sociais só funciona com uma boa equipe, os recursos humanos!
A equipe de comunicação teve papel de destaque, pois sua estratégia de divulgação em redes sociais e sites especializados foi tão eficaz que gerou um grande sucesso de inscrições, elevando a cinco vezes a capacidade de inscritos! Foi necessária até a criação de uma lista de espera.
Interessado(a) na próxima edição do Circuito Recicla? Inscreva-se aqui!
Por último, no processo de gestão de projetos sociais, temos a integração.
No Circuito Recicla ZN, essa dinâmica funcionou muito bem: assim que os riscos foram mapeados, as partes interessadas foram envolvidas com bastante antecedência, evitando atraso do cronograma. Todas aquisições, por sua vez, foram feitas e entregues dentro do prazo para um evento de qualidade.
A primeira edição do Circuito Recicla aconteceu na Zona Norte de São Paulo (SP), no dia 25 de agosto de 2019.
Os 120 participantes do Circuito Recicla ZN coletaram 125,5kg de resíduos secos, que passaram pelo processo de reciclagem na Central de Gerenciamento de Resíduos (CGR) do Shopping Center Norte.
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